¿Cómo planear la producción de la empresa?
Si partimos de la definición de Administración que se refiere a la coordinación racional de actividades de planeación, organización, dirección y control de esfuerzos y recursos de una organización, indispensable para su supervivencia y crecimiento. Observamos que la planeación es el elemento estratégico de la administración empresarial.
Por consiguiente, la planeación estratégica de la producción se convierte en el elemento fundamental, para articular las demás funciones administrativas con las operativas empresariales.
La planeación de la producción es un concepto sobre el cual se ha escrito y se ha estudiado bastante, su importancia es vital para las empresas, pero como en los tiempos de cambios permanentes de los mercados y la tecnología, debe enfrentarse con una visión diferente, a como se ha venido trabajando.
Continuando con esa realidad empresarial que busca a través de sus procesos productivos como resultado final la satisfacción del cliente y la rentabilidad, concluiremos que la planeación de la producción, es una actividad estratégica fundamental, que al final garantizara sí o no, la permanencia de la empresa por mucho tiempo en el mercado. Por supuesto entonces, es un tema que estará en constante actualización.
Para alcanzar sus objetivos y aplicar adecuadamente sus recursos, las empresas no producen al azar, actualmente no se produce lo que la empresa quiere vender, sino lo que el mercado está demandando, Ni funcionan improvisadamente. Necesitan planear con anticipación y necesitan controlar adecuadamente su producción, pues producir por debajo perjudica el nivel de servicio y por ende la satisfacción del cliente y producir por encima de lo demandado aumenta los costos y perjudica la rentabilidad. Para esto existe la planeación y control de la producción (PCP). La PCP tiene como fin aumentar la eficiencia y eficacia de la empresa a través de la administración de la producción.
Para hablar de la planeación y control de la producción (PCP), debemos hablar de: eficiencia, eficacia y efectividad.
La planeación y el control de la producción en una empresa logran:
Eficiencia: Porque defines con anticipación recursos (materiales, mano de obra, tiempo, etc.) y lo que vas a producir con ellos. La relación entre lo que usas y los resultados que obtienes se denomina Eficiencia. Es decir está orientado al proceso.
Eficacia: Define qué es lo que tienes que hacer para conseguir tus objetivos. Es decir está orientado al resultado.
Efectividad: La empresa que logra sus objetivos con eficiencia y eficacia se dice que es efectiva. En otras palabras, consigue sus objetivos de acuerdo con lo planeado de la forma y con los recursos previstos o menos de estos. De tal forma que para ser efectivo empresarialmente se deberá planear y controlar la producción permanentemente.
No se debe confundir la Planeación de la producción con la Programación de la producción, pues mientras la planeación de la producción es estratégica y tiene en cuenta lo que quiere la empresa y el cliente, la programación de la producción es la parte tangible que determina cuándo se debe iniciar y terminar cada lote de producción, qué operaciones se van a utilizar, con qué máquina y con qué operarios. Así pues en conclusión, siguiendo un ordenamiento lógico, la programación de la producción debe ser un paso posterior a la planeación.
Se diría entonces en un concepto amplio moderno de Planeación estratégica que está enfocada hacia la continuidad de la empresa en el futuro. De tal manera que sin la planeación la empresa puede estar a la deriva.
La Planeación de la producción debe ser sistémica e incluir el manejo de los materiales y la informacion desde los procesos de entrada (abastecimiento de materias primas desde los proveedores), procesos internos (almacenamiento, inventarios y producción) y procesos de salida (transporte, distribución y servicio al cliente).
Por tal motivo actualmente debe hablarse de IWS (sistemas integrados de trabajo) que garanticen la satisfacción del cliente y la rentabilidad y donde todos los procesos deben estar completamente planeados y articulados unos a otros.
Por supuesto, planificar y controlar la producción te reporta otra gran cantidad de beneficios, como disminución de sobrecostos, aumento de competitividad, mejor servicio al cliente, comunicación efectiva, etc. Aunque todos son beneficios derivados de la eficiencia, eficacia y efectividad conseguidos a través de la consecución de los objetivos trazados en un plan de producción.
Es a partir de la planeación que se elaboran los objetivos que deberán alcanzarse con anticipación: qué se debe hacer, cuándo, quién debe hacerlo y de qué manera. Así, la planeación se hace en base a planes. Un conjunto de planes forma la planeación.
La PCP planea y controla la producción de bienes, cuidando inclusive de las materias primas necesarias, de la cantidad de mano de obra, de las máquinas y equipos, y de las existencias de productos acabados disponibles en el tiempo y espacio para que el área comercial pueda cumplir con lo prometido a los clientes. Si la empresa es productora de servicios, la PCP planea y controla la producción de esos servicios, cuidando de la cantidad de mano de obra necesaria, de las máquinas y equipos, de los demás recursos necesarios, para la oferta de los servicios en el tiempo y espacio para atender la demanda de los clientes y usuarios.
La PCP actúa antes, durante y después del proceso productivo para mantenerlo de acuerdo con lo que fue planeado. Con esas funciones, la PCP asegura la obtención de la máxima eficiencia y eficacia del proceso de producción de la empresa.
Todas las áreas de la empresa deben trabajar en función y con un enfoque sistémico del PCP así:
a) Área de Ingeniería Industrial: la PCP programa el funcionamiento de máquinas y equipos y se basa en informes de operaciones
b) Área de Compras y aprovisionamiento: la PCP programa materiales y materias primas que deben obtenerse en el mercado proveedor.
c) Área Recursos humanos: la PCP programa actividades de la mano de obra al establecer la cantidad de personas que deben trabajar en el proceso de producción. El reclutamiento, la selección, la capacitación y entrenamiento del personal son actividades establecidas en función de la PCP.
d) Área el área financiera: la PCP se basa en los cálculos financieros que realiza el área financiera para establecer los niveles óptimos de existencias de materias primas y productos acabados, además de los lotes económicos de producción.
e) Área de produccion: la PCP se basa en la previsión de ventas que realiza el área comercial para elaborar el plan de producción de la empresa y planear la cantidad de productos acabados necesarios para cubrir las entregas a los clientes.
En conclusión para establecer una buena Planeación de la producción se deben seguir los siguientes pasos:
1) Conocer ampliamente la visión de la empresa y las necesidades de los clientes.
2) Analizar factores internos y externos (mercados, competencia, etc.)
3) Recolectar toda la informacion necesaria de las necesidades de los clientes) para establecer tendencias de estos (lo que consumirán en el futuro) establecer un pronóstico de ventas, que será la base para establecer la meta de ventas de la empresa.
4) Establecer la planeación estratégica de producción.
5) Formular el plan de produccion.existen herramientas de software facilitadoras como ERP y MRP
6) Poner en práctica el plan de producción.
7) Ejecutar el plan de producción.
8) Controlar a través de indicadores el resultado.
9) Verificar y ajustar.
10) Mantener la vigilancia permanente del comportamiento del plan estratégico de producción para corregir cualquier desviación a tiempo.
Escrito por:
Juan Jairo Arboleda