Cómo Administrar el Presupuesto de su Empresa

Una de las herramientas indispensables para la gestión de una empresa es el presupuesto. Aunque su utilidad se suele ver únicamente desde la perspectiva del control, en realidad su función desde el punto de vista de la planeación y gestión de recursos es invaluable, siendo fundamental como base para la toma de muchas de las decisiones.

La elaboración del presupuesto empresarial, debe partir de los objetivos y metas generales que la empresa aspira alcanzar en un período de tiempo (usualmente un año) y descender hasta cada una de sus áreas funcionales, las cuales deben definir sus propias metas, derivadas y acordes con las más generales.

Una vez definido a dónde quiere llegar la organización en el horizonte de tiempo establecido, y el aporte que para ello debe hacer cada una de sus áreas, se debe establecer cuáles son los proyectos y las actividades necesarias para ello, es decir, la forma de convertir en acción lo planeado.

En este punto es en el que se deben definir y cuantificar los recursos humanos, materiales y financieros que se requieren, y su aplicación en el tiempo. Es ese el momento en el que se elabora el presupuesto, que contempla tanto los ingresos como los gastos y las inversiones a realizar.

Hay que tener en cuenta que el presupuesto no es una actividad puntual que se realiza en un momento y de la que se deja constancia en un documento estático. Por el contrario, se trata de un proceso dinámico sobre el que se trabaja de forma permanente.

a) Formulación: consiste en la proyección y cuantificación de las metas de ingresos y egresos, derivadas del plan general de la empresa y de los planes específicos de las áreas que la componen.

En esta formulación, es conveniente tomar como base tanto el comportamiento histórico que han tenido aquellos rubros que reflejan la actividad cotidiana y permanente (sobre éstos se hacen proyecciones basadas en el pasado), al igual que aquellos que están asociados con los planes y proyectos nuevos (sobre éstos se hacen estimaciones).

b) Evaluación y ajuste: usualmente, la formulación inicial de un presupuesto contiene algunas estimaciones que pueden desbordar la capacidad real de la empresa o las condiciones del mercado.

Por ello es necesario realizar una evaluación cuidadosa de la primera versión del presupuesto para ajustarla a la realidad y hacerla viable.

c) Aprobación: en toda empresa hay una instancia directiva responsable de darle el visto bueno al presupuesto o solicitar nuevos ajustes. Una vez aprobado por la instancia correspondiente, el presupuesto adquiere un carácter de oficial y obligatorio al interior de la compañía. d) Ejecución y control: una vez aprobado, se entra en la fase de ejecución del presupuesto, que está vinculada con la operación de la empresa y con la realización de los planes y proyectos específicos de cada área.

A la hora de formular y controlar el presupuesto general de la empresa, hay que tener presente que está compuesto por presupuestos más específicos provenientes de sus áreas funcionales.

Cada uno de ellos se ocupa de contemplar aspectos diferentes del funcionamiento y la actividad de la organización. Es así como los principales presupuestos específicos de la organización son: presupuesto de ventas, presupuesto de producción, presupuesto de tesorería y presupuesto de inversiones.

El presupuesto de ventas establece la proyección en el tiempo, durante el período contemplado, de la cantidad de productos a vender y los ingresos a obtener por ventas según el precio o precios de venta estipulados.

Este presupuesto se construye a partir de los objetivos definidos en el plan comercial de la empresa.

Su grado de detalle o segmentación está estrechamente relacionado con la forma como la empresa comercializa sus productos (por zonas geográficas, vendedores, canales de comercialización, etc.).

Si se trata de una empresa que fabrica uno o varios productos, requiere elaborar un presupuesto de producción en el que se define el número de unidades a fabricar por cada producto y su distribución en el tiempo, de modo tal que permita satisfacer la proyección de ventas. En este presupuesto se deben tener en cuenta la capacidad instalada, la duración del ciclo de fabricación de cada producto, los costos de producción, entre otros.

En el presupuesto de administración se contemplan todos los costos relacionados con la actividad administrativa de la empresa. Es decir todas las funciones de apoyo a su funcionamiento, tales como contabilidad, tesorería, recursos humanos, etc.

El presupuesto de inversiones determina los momentos y montos en los que se prevé la compra de activos requeridos para alcanzar la capacidad operativa requerida según los planes y proyectos de la empresa.

Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que los presupuestos, que usualmente se elaboran para un mediano a largo plazo, durante su ejecución requieren un seguimiento permanente que permita ajustarlos a los cambios drásticos que puedan sufrir tanto la empresa como su entorno, de tal modo que puedan reflejar de la mejor manera posible las condiciones reales del momento.

Desarrollado por: Intergrupo

Fecha de publicación: 1 de octubre de 2014