Control de la información, el secreto en la micro y pequeña empresa
Puede responder estas preguntas de su empresa en segundos: ¿Quiénes son los mejores clientes? ¿Cuáles son los productos o servicios más rentables? ¿Cómo es el crecimiento de las cuentas por pagar y cobrar? ¿Cómo evolucionan las ventas con respecto a períodos anteriores? Tener la respuesta a estas preguntas significa tener la información necesaria para tomar decisiones e implementar planes que hagan crecer su negocio.
Conocer los mejores clientes durante el último año le permite a la empresa identificar el perfil de un cliente exitoso, saber por qué ellos lo prefieren y cuáles son las cualidades que hacen diferente su producto o servicio. Con esta información puede ampliar la base de clientes y ofrecerle a los nuevos contactos esos mismos beneficios que lo hacen mejor que la competencia.
Conocer cuáles son los servicios o productos más rentables permitirá canalizar los esfuerzos de la compañía. Vender más no siempre significa ganar más, muchas veces resulta más productivo concentrarse en unas ventas menores, pero con mayores rentabilidades. Para tomar esta decisión es obligatorio tener información confiable y en tiempo real.
Cuando se aumentan las cuentas por cobrar en relación igual o mayor que las ventas, significa que se va a necesitar mayor capital de trabajo mientras esas cuentas se convierten en efectivo, pero si no existe un sistema administrativo eficiente, no podemos identificar este cambio en nuestros indicadores y no sabremos dónde está la utilidad de nuestro negocio.
Es importante también ver el comportamiento del negocio en el tiempo, cómo ha sido la evolución de las ventas mes a mes comparado con el aumento de los gastos, para analizar de manera detallada el crecimiento con respecto a períodos anteriores y validar si las diferentes estrategias que se están implementando generan los beneficios esperados. Si no hay medición en el tiempo será difícil saber qué estrategias están funcionando, si las ventas se están incrementando, si la introducción de un nuevo servicio o producto ha sido rentable o si, por ejemplo, un cambio de imagen se ve reflejado en los ingresos de mediano y largo plazo.
Tener la información organizada debe ser una prioridad, especialmente en las pequeñas empresas. Para las grandes es algo natural gracias a sistemas de información que soportan la recolección de datos, pero para las microempresas llevar un sistema de información es opcional y precisamente por esto la mayoría no lo hace, no es una urgencia en el día a día del negocio.
Muchas de las compañías que salen de operación lo hacen por la falta de información y de análisis, no tuvieron la necesaria para tomar decisiones o la recibieron demasiado tarde.
Algunas empresas llevan su información en hojas de cálculo o en un cuaderno, una estrategia difícil y poco eficiente a medida que la cantidad de información crece, puesto que se hace aún más compleja de llevar. Excel en el largo plazo genera varios problemas, es complejo utilizarlo entre varios usuarios, la información es muy vulnerable y se corrompe con facilidad, un error puede significar la pérdida de registros o que los datos no sean confiables.
Una buena noticia para las micro, pequeñas y empresas independientes es que existen aplicaciones en internet que permiten registrar toda la información en un solo lugar, de manera organizada y con control en tiempo real. Muchas de ellas permiten cumplir con la legislación local, especialmente con los aspectos tributarios y la reglamentación que rige la elaboración de facturas y manejo de la información.
Estas herramientas están disponibles hace muchos años en mercados de Estados Unidos y Europa y con el aumento de la oferta de aplicaciones en español, ahora se encuentran habilitadas para los países de Latinoamérica y cumplen con los requisitos de los entes de control.
Escrito por:
Jorge Soto
Cofundador - Gerente de Alegra.