Factura electrónica: ahorro para la empresa y el medio ambiente.
Ahorros entre 50 % y 80 %, uno de los beneficios de la facturación electrónica. En Colombia aún no es obligatoria.
El retorno sobre la inversión puede obtenerse en un período mínimo de seis meses, según reporte de 2012 de la firma Billentis. El esfuerzo vale la pena, puesto que en comparación con los procesos de facturación manuales, los electrónicos permiten ahorros hasta de 80 %. Además, el ahorro no es solo para la empresa, sino también para nuestros recursos naturales.
¿Por qué las compañías aún no implementan la facturación electrónica? En otros países de Latinoamérica como Brasil y México la facturación electrónica ha avanzado más rápidamente. Mientras en Brasil es voluntaria, en México la norma es obligatoria. En Colombia, aunque también es voluntaria, poco a poco las empresas se han animado a trasegar por estos senderos de modernización, ahorro y automatización. Pero ¿qué deben tener en cuenta las empresas para iniciarse en la facturación electrónica? Veamos una guía que busca desmitificar el proceso y ayudar al planeta
Cómo empezar
La factura electrónica en Colombia es la representación digital de la factura física y utiliza los estándares definidos por el Decreto 1929 de 2007, la Ley de comercio electrónico y la Resolución 14465 de noviembre 2007 de la DIAN. Estos son los seis pasos para empezar:
- Tramitar ante la DIAN la respectiva autorización: debe diligenciarse el formulario 1301 con los datos del certificado ISO 9001:2008 del proveedor.
- Solicitar la numeración: se debe solicitar la anulación de la numeración vigente para la facturación por computador (si la tiene) y la activación de una resolución para la facturación electrónica cuya nueva numeración podrá ser utilizada para facturación por computador y facturación electrónica.
- Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos.
- Conseguir un proveedor que tenga la certificación ISO 9001 en el proceso de facturación.
- Firmar con los clientes los acuerdos para facturación electrónica.
- La información debe ser entregada a la DIAN de forma electrónica: consolidado mensual e informes sobre acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas.
Recomendaciones
Antes de iniciar la implementación de la factura electrónica en su empresa, tenga en cuenta:
- Si vende a otros países, verifique la validez de la factura electrónica en dichos mercados.
- Incluya el proceso de facturación electrónica como parte integral de un proceso de modernización y automatización.
- Informe a sus clientes que solo necesitan una cuenta de correo electrónico para recibir las facturas electrónicas.
Beneficios
Algunas estadísticas afirman que 250 mil hojas ahorradas de facturas no impresas significan diecisiete árboles menos talados, 250 mil litros de agua ahorrados y 7.800 kW/h de energía racionalizados.
¿Tiene su empresa experiencias con facturación electrónica? Si es así, comparta su experiencia con la comunidad empresarial de Medellín y Antioquia.