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Diagnóstico empresarial
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Los costos son una herramienta de gestión poderosa, subvalorada por algunos gerentes y administradores en la toma de decisiones internas y de cara al cliente. Existen metodologías poco aplicadas que permiten incluso, ejecutar sobre ellas sistemas de control interno que faciliten un monitoreo técnico de los recursos como mano de obra, inventarios y materia prima, todo esto con el fin de encontrar no solo pérdidas sino eficiencias.
En este sentido, vale la pena entender los costos más allá de la salida de dinero o suma de partes. Los costos son el direccionador de las acciones a elegir en términos de uso de las capacidades de la empresa y de las negociaciones en el mercado; además, deben cumplir las expectativas de los actores económicos involucrados en las transacciones.
Mano de obra directa:aquella que puede ser asociada sobre cada unidad del producto o el servicio ofrecido. Para el caso de un tangible, se refiere a quienes participan en la elaboración (operarios de máquina, cortadores, empacadores, etc). Para intangibles o servicios, son aquellos que lo ejecutan (pintor, escultor, ingeniero, etc). Otra manera de verlo es como aquella mano de obra que permite ser identificada dentro del proceso de elaboración o ejecución, en unidad de tiempo por unidad de producto o servicio.
Materia prima: insumos o materiales necesarios para cada unidad de producto o servicio que sea directa y detalladamente utilizada. En el caso de un producto se puede hablar de bolsas (empaque individual, si es el empaque final debe dividirse por el total de las unidades que se empacarán), aditivos, pigmentos, tela, papel, entre otros. En un servicio dependerá de si para su prestación se requiere de cables o dispositivos (en un servicio de fumigación sería el producto que se aplica).
Costos Indirectos de Fabricación –CIF–: aquellos que no pueden ser imputados directamente a cada unidad, por esto es necesario definir un direccionador que dependa del número de unidades producidas, lo que se refiere a aquella unidad de medida que se usará para determinar el peso en cada producto o servicio.
Para el caso del primero, suelen usarse las cantidades producidas en una unidad de tiempo determinada (por ejemplo, un mes); para los servicios, las horas disponibles. En una planta de producción estos costos serían supervisores, mecánicos, directores de calidad, entre otros; para un servicio son, por ejemplo, coordinadores; para ambos casos aplican arrendamientos, servicios públicos, mantenimientos, reparaciones, entre otros.
Otro aspecto importante es la definición del costo variable y el costo fijo, esto es la suma de la mano de obra, materia prima y CIF pero clasificada de acuerdo con los niveles de producción y no de manera individual. El costo variable “cambia en total en proporción a los cambios del grado relacionado de actividad o volumen total. Un costo fijo, permanece sin cambios en total durante un determinado período aunque se registren cambios profundos en el grado relacionado de actividad o volumen total”, (Horngren, 2002).
Otra manera de verlo es pensar en los costos fijos como aquellos que deben ser asumidos independientemente de si la empresa genera ingresos o no, y los variables dependen de la cantidad de ventas que realice o servicios que preste.
Una vez identificado cada componente del costo, se debe trascender en los resultados, gerenciar la información y usarla para la toma de decisiones. Esto requiere monitoreo, control, ajustes y compromisos con los actores relacionados mediante el seguimiento periódico de las variaciones reales frente a las estimadas a través de tomas de tiempos, evaluaciones de consumos y revisión de procesos, lo que soportará las decisiones sobre nuevas líneas de negocio, nuevos puntos de venta, cierre de unidades de negocio y otras tantas circunstancias que se presentan en una empresa.
De acuerdo con Foster (2002), “con frecuencia se requiere criterio al medir los costos. Quizá existan diferencias en la forma de definir los términos contables. Se debe tener cuidado en definir y comprender la forma en que se miden los costos en cualquier organización o situación en la que éstos tengan que ver”. Esta afirmación permite concluir que la contabilidad, aunque tenga la estructura adecuada, no es suficiente para medir la evolución de los costos.
La contabilidad entrega una idea general, pero al estar agrupada y consolidada pierde su carácter de control de cada área de la empresa. Si bien es cierto que da una buena idea, nunca dará el detalle necesario para la toma de decisiones estratégicas y es allí donde los gerentes deben crear herramientas internas que de manera técnica ilustren la realidad de los recursos usados por toda la organización.
Finalmente, es importante entender que las herramientas de costos no son universales y dependen en gran medida del tipo de empresa, estructura organizacional y tipo de costeo que quiere implementarse. Adicionalmente, deben ser simples y entendibles tanto para quienes reportan los consumos como para quienes lo monitorean, lo que motiva la entrega de informes y resultados en el momento preciso de la toma de decisiones que no sean solo el retrovisor que evalúa sobre lo que ha pasado sin poder crear alertas sobre el futuro.
Los pasos para la definición de un sistema de costos son:
a) Fuerzan la planeación al incluir la puesta en práctica de los planes.
b) Proporcionan criterios de desempeño.
c) Fomentan la coordinación y la comunicación dentro de la organización” (Datar, 2002).
Entonces, un gerente, director, administrador cuenta con un conjunto de herramientas para analizar situaciones, al personal de compras, almacén, operarios, prestadores de servicios, contador y, en general, a cada elemento de la organización en función del impacto que tiene en los costos y, por ende, en la utilidades generadas y en la estabilidad económica de la organización.
Todas las empresas deben dar el primer paso, crear controles sencillos que se irán refinando a medida que la cultura del reporte y del consumo justo impregne el día a día y así poder crecer como una empresa saludablemente gestionada.
Escrito: Jorge Montoya Sánchez Gerente general Capitalia Colombia S.A.S.