5 Pasos para realizar la planeación financiera  y los presupuestos

La planeación financiera y los presupuestos tienen como propósito orientar a la administración para definir con planes y actividades claras el rumbo que tiene que seguir la organización para alcanzar sus objetivos estratégicos a mediano y largo plazo. A través del proceso de planeación financiera, se busca en un plazo de tiempo determinado, establecer un equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, de tal forma que todos los recursos destinados a las actividades en un periodo estén invertidos en la generación de resultados positivos para todos los grupos de interés como: accionistas, clientes, empleados, proveedores, gobierno, entre otros. 

La planeación financiera no solo es el medio para elaborar cuantitativamente los estados financieros proyectados, estado de resultados, balance general y flujo de caja, es un complemento numérico al conjunto de actividades a nivel estratégico, funcional y de la operación que deberá ejecutar la administración para el logro de los objetivos.      

Para lograr un eficiente proceso de planeación financiera y presupuesto, se deben tomar decisiones que afectarán a futuro la rentabilidad y liquidez del negocio, por lo tanto este debe reflejar en términos económicos los planes estratégicos de la compañía y siempre tendrá presente tres niveles básicos de proyección: el plan de ventas y operaciones de la compañía, el plan de inversiones y el plan de financiación.

El ciclo de planeación financiera inicia con la planeación estratégica a largo plazo de la compañía (mínimo 5 años)  mediante la definición de la MEGA (Meta Estratégica Grande y Ambiciosa), análisis y estudio detallado de la situación actual del negocio (DOFA), seguida por la definición de los objetivos y planes a mediano plazo (Marco Presupuestal e Indicadores estratégicos), cuantificación de los planes a través de la generación de los estados financieros básicos, elaboración del presupuesto mes a mes para el año siguiente y finaliza con el proceso de control y ejecución del plan para visualizar desviaciones y tomar los correctivos del caso.

Como lo expresa Peter Drucker, “la planeación financiera y los presupuestos no se ocupan de las decisiones futuras, sino del futuro de las decisiones actuales y los planes que se determinen en el proceso, serán solo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo duro”. Para el desarrollo de una eficiente planeación financiera, la administración con la participación activa de todas las áreas de la organización deben llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Planeación Estratégica 

El primer paso para desarrollar una planeación financiera eficiente, es definir el plan estratégico de la organización con un plazo de tiempo mínimo a 5 años. El plan estratégico adopta decisiones en forma numérica y cualitativa, con una estimación lo más cerca posible del carácter futuro de estas decisiones, organizando en forma sistemática todos los propósitos y esfuerzos necesarios para ejecutarlas. Una vez definidos los propósitos, se procede a expresar éstos en forma numérica, de tal forma de se puedan medir los resultados comparándolos con las expectativas plasmadas en el plan.  En la definición de la estrategia, se incorporan tres elementos básicos: Misión, Visión y Valores, los cuales de relacionan y se expresan en la definición de una Meta Estratégica Grande y Ambiciosa (MEGA).  

2. Análisis y estudio detallado de la situación actual del negocio

El segundo paso a desarrollar en el proceso de planeación financiera, es realizar un estudio de la situación actual del negocio, donde se deberá efectuar un análisis detallado de los resultados económicos históricos y actuales de la compañía. Para el efecto se tomarán los Estados Financieros como mínimo de los tres últimos años, de los cuales se recomienda analizar los siguientes elementos:

• Del Estado de resultados: Crecimiento en ventas promedio, % de utilidad bruta sobre ventas, % de gastos operaciones de administración y ventas sobre ventas, % de Utilidad Operacional sobre ventas, % de gastos financieros sobre ventas y Utilidad neta del periodo sobre ventas.
• Análisis del Capital de Trabajo Neto Operativo (KTNO), el cual se determina sumando los activos corrientes (Disponible, Cuentas por Cobrar e Inventarios) menos los pasivos corrientes sin obligaciones financieras (Cuentas por Pagar proveedores, cuentas por pagar impuestos, cuentas por pagar impuestos, pasivo laboral y otras cuantas por pagar corto plazo)
• Desembolsos históricos por concepto de inversiones en propiedad, planta y equipos.   
• Niveles de endeudamiento de la compañía, especialmente si está apalancada con entidades financieras. Análisis de la estructura de capital.
• Excedentes o déficit de liquidez, basados en la elaboración del Flujo de Caja Libre histórico de la compañía.
• Calculo de otros indicadores financieros que muestran la salud financiera del negocio como el EBITA (Utilidad antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones), índice de endeudamiento y costos ponderado de financiación del negocio. 

3. Definición de los objetivos y planes a mediano plazo (Marco Presupuestal e Indicadores estratégicos)

El tercer paso en el proceso de planeación financiera, es establecer los planes de la organización en términos numéricos a un periodo de un año. Para el efecto, la administración basada en los indicadores históricos y esperados y las expectativas externas de la economía, procede a elaborar el Marco Presupuestal, el cual consiste en proyectar el Estado de Resultados, Balance General y Flujo de caja Libre para un periodo de un año completo. La elaboración del Marco Presupuestal permite a la administración de una manera rápida, definir los objetivos estratégicos y financieros para un año, sin esperar a que cada área elabore su presupuesto mensual de ventas, costos y gastos.   

El Marco Presupuestal deberá contener: Los objetivos e indicadores estratégicos para el año a planear en cuatro pilares fundamentales financieros, comerciales, de procesos y del personal y las cifras anualizadas expresadas en el Estado de Resultados Integral, Estado de la Situación Financiera y Flujo de Caja.        

La finalización de este paso se da con la aprobación por parte del alto organismo colegiado de la organización (Propietarios, Junta Directiva, Junta de Socios o Gerencia). 

4. Elaboración del presupuesto 

El presupuesto es el apoyo fundamental en una planeación financiera y consiste en modelar financieramente los propósitos y planes de la organización. El Presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa elaborado mensualmente, con el fin de lograr los objetivos fijados por toda la organización en el corto plazo. En la elaboración del presupuesto, igualmente debemos proyectar el Estado de resultados Integral, El estado de la Situación Financiera y el Flujo de Caja, la diferencia con el Marco Presupuestal es que este se elabora mes a mes mientras que el Marco presupuestal es año completo. Para la elaboración del presupuesto debemos seguir el siguiente proceso:

• Proyección de las ventas y el comportamiento de los recaudos de acuerdo se estas son a crédito o de contado. Se debe tener presente que la definición de los plazos de venta afecta directamente el capital y trabajo
• Proyección de las compras de materia prima necesarias para atender la demanda y determinación de los plazos de pago a proveedores
• Presupuesto de mano de obra directa la cual se necesitará para el proceso de producción.
• Presupuesto de Costos Indirectos de fabricación: Arrendamientos, salarios supervisión, mantenimiento, seguros, etc.
• Proyección de gastos de administración: Salarios, útiles y papelería, seguros, vigilancia, etc.
• Presupuesto de gastos de venta: Corresponden a todas las erogaciones necesarias para colocar los productos a disposición del cliente y en lo posible se deben presupuestar como variables de acuerdo al presupuesto de ventas de la compañía, incluyen: Salarios de mercadeo, ventas y logística, comisión vendedores, mercadeo, material publicitario, almacenamiento, seguros, impuesto de industria y comercio, gastos puntos de venta, etc.
• Proyección de inversiones: Se establece para el volumen de ventas y operaciones las necesidades de inversión en propiedad, planta y equipos y en tecnología para el desarrollo de los planes propuestos.
• Presupuesto de gastos financieros: Depende directamente de las necesidades de endeudamiento que arroja el flujo de caja. Se debe tener el saldo promedio de deuda a mantener y la tasa de interés esperada en el mercado financiero
• Presupuesto de impuestos: Se establece una vez elaborados todos los presupuestos anteriores y se debe basar en la normatividad vigente en materia tributaria.    

 Con la información anterior, se procese a ensamblar, analizar y aprobar los diferentes estados financieros y las acciones a seguir para el logro de los objetivos establecidos en la planeación estratégica y propuestos en el marco presupuestal. 

5. Control y ejecución presupuestal

Para un eficiente proceso de planeación financiera y presupuestal, es fundamental realizar la ejecución presupuestal, proceso que consiste en validar si los compromisos y metas financieras y estratégicas se están cumpliendo de acuerdo a lo planeado y aprobado. Una vez analizadas las desviaciones mes a mes, se propone tomar decisiones inmediatas para corregir las desviaciones presentadas, estableciendo planes de acción inmediata tendientes a lograr el cumplimiento de los objetivos e indicadores establecidos. Igualmente, se deberá efectuar con todo el equipo de dirección de la compañía, un análisis trimestral de los estados financieros y de la misma manera generar los correctivos en aquellas cifras que presenten desviaciones relevantes.