Todo lo que deberías saber para alinear la estructura organizacional de tu empresa.
Una buena forma de alcanzar los objetivos estratégicos de una compañía es tenerlos alineados con la Estructura Organizacional. En esa medida, esta debe ser tenida en cuenta en todo el proceso de planeación y sus alcances se deben sincronizar para dar soporte a la Cadena de Valor que es de la que, finalmente, surgirán las acciones específicas para cada área.
El proceso de planeación basado en objetivos y estrategias del negocio será el encargado de generar la Estructura Organizacional, definir los planes de corto, mediano y largo plazo y determinar las acciones genéricas que deberán ser elaboradas y ejecutadas en el proceso de instrumentalización, control y retroalimentación.
A continuación algunas pautas a tener en cuenta para llevar a cabo este proceso.
1. ¿Qué es una Estructura Organizacional?
La Estructura Organizacional se estructura tras la identificación de todas las actividades asociadas y que pueden ser agrupadas de acuerdo con los procesos que llevan a cabo. Esta delimitación se da con el fin de establecer competencias, roles y autoridades para alcanzar objetivos a través de la sincronización y coordinación.
De esta manera, se identifica cada puesto, se delimitan sus funciones, alcances, responsabilidades y se especifica el lugar en el que se reportará dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla con el propósito de establecer el sistema operativo de la organización y ayudar a alcanzar las metas que permiten un crecimiento futuro.
2. Tipos de estructuras organizacionales
Existen cuatro tipos de estructuras organizacionales: divisional, funcional, geográfica y central; cada una se adecúa a un tipo determinado de organización. La estructura divisional es ideal para las organizaciones con distintas unidades de negocios, mientras que, la estructura geográfica, provee la jerarquía que necesitan las organizaciones que operan en muchos lugares a nivel nacional o internacional. Por su parte, la funcional está basada en los deberes de trabajo de cada unidad y, la estructura central, tienen dos o más supervisores para que cada trabajador se reporte. Esta última es más complicada, pero es eficaz en organizaciones grandes con muchas locaciones y áreas funcionales.
Además, para determinar el enfoque que modele el sistema organizacional, se deben tener en cuenta los propósitos corporativos, la orientación objetiva y la interiorización filosófica del negocio. Para esto encontramos algunos enfoques prácticos que deben tenerse en cuenta a la hora de formalizar una Estructura Organizacional.
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Centralización y descentralización – empoderamiento
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Especialización del trabajo – Competencias
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Departamentalización – gestión por perspectivas
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Formalización – Cualificación
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Cadena de Mando – Liderazgo
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Extensión del control - Roles
3. La Estructura Organizacional como soporte del crecimiento.
La Estructura Organizacional abre nuevos espacios para el crecimiento. Una de las posibles consecuencias de esta apertura puede ser aumentar la necesidad de añadir capas de supervisión, nuevas divisiones, expandir una o varias áreas funcionales o agregar altos ejecutivos adicionales. Cuando la estructura se reorganiza por crecimiento, provee las bases para definir las descripciones del trabajo y los salarios de manera rápida, eficiente y con una disrupción mínima de las operaciones de la organización.
4. El diagrama organizacional u organigrama.
Los organigramas son representaciones gráficas, simbolizan la división de trabajo, las líneas de autoridad y de comunicación.
El organigrama de la empresa sirve para:
- Visualizar en forma general la estructura de la empresa.
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Mejorar y clasificar los roles de cada sección y las actividades específicas.
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Conocer el área o gestión de la empresa al que pertenece cada empleado.
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Entender los roles y responsabilidades individuales de los empleados.
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Generar claridad sobre el orden jerárquico de la empresa.
5. Cargos, funciones, responsabilidades y perfiles
Un problema común en las organizaciones es la falta de claridad en la definición de roles. En muchos casos, el manual que describe las funciones, responsabilidades y perfiles no se presenta de manera coherente ni sincronizada con el organigrama formalizado.
En algunos casos, también se evidencia que la sinergia y objetividad entre los cargos establecidos, las funciones asociadas a los cargos, la delegación de responsabilidades y las competencias de los colaboradores entran producen conflictos de intereses. Esta situación genera grandes brechas en la productividad y competitividad de la compañía. Además, es recurrente encontrar que la Estructura Organizacional establecida no se articula con la Cadena de Valor, ocasionando la destrucción de valor y la insostenibilidad al interior de la misma.
6. ¿Es importante abordar la Estructura Organizacional en un proceso de estructuración estratégica?
Se hace relevante integrar el análisis y revisión de la Estructura Organizacional en el proceso de formulación del plan estratégico, puesto que representa la base que soporta toda la estructura funcional del negocio. Su fortalecimiento debe ser una prioridad para toda organización con el fin de eliminar riegos que puedan atentar contra la estabilidad, viabilidad y sostenibilidad de las acciones de cambio.
De acuerdo con los nuevos objetivos trascendentales de la organización, se hace necesario revisar, validar y ajustar el panorama organizacional, para poder atender y responder de manera efectiva antes las exigencias que generan los nuevos retos establecidos. Con esto se promueve el éxito del Plan Estratégico que, en resumen, consiste en realizar una adecuada alineación la Estructura Organizacional con la Cadena de Valor Interna. Al mismo tiempo, esto se convierte en el apoyo estructural que dinamiza y viabiliza el cumplimiento de los propósitos empresariales.