Tips para completar el Plan de Acción de tu empresa.
El plan de acción es la materialización de todo el ejercicio estratégico, en el que se integran la esencia de la gestión y la consolidación de los mecanismos de seguimiento y control de los objetivos y responsabilidades con el fin de garantizar la viabilidad y cumplimiento de los mismos.
1. Planteamiento de objetivos y metas
El Plan de Acción parte de la matriz DAFO que, posteriormente, debe traducirse a objetivos para darles sentido de cumplimiento. De esta manera, un tema estratégico corresponderá a un objetivo estratégico y un tema táctico corresponderá a un objetivo táctico, como se ejemplifica a continuación:
Tema 1. (Estratégico) Al no contar con certificaciones, la empresa podría perder los clientes objetivos y disminuir la participación en el segmento de interés.
Traducción: Objetivo estratégico 1: Conseguir en el corto pazo las certificaciones en los temas de interés para la organización. (ISO 9001, 14001 y 18001).
Dependiendo de la magnitud del objetivo, este puede ser segmentado en metas. Estas representan objetivos más cortos que garantizan el cumplimiento del objetivo general. Un objetivo se puede segmentar en la cantidad de metas que el ejecutor considere necesarias, siempre y cuando no dificulte el propósito.
El objetivo debe proyectar el tiempo dispuesto para su cumplimiento. Se debe definir con claridad el número de meses disponibles para su ejecución, así como la fecha de inicio y de culminación de las acciones. De igual manera, las metas deben estar ligadas a una proyección temporal coherente y consecuente con la proyección temporal del objetivo principal. Así, el cumplimiento exitoso de la última meta planteada, debe coincidir con el cumplimiento total del objetivo.
2. Estrategia de materialización
La estrategia de materialización es la descripción de las posibles rutas para el cumplimiento de cada meta planteada, con el propósito de alcanzar el objetivo principal. En este sentido, debe existir suficiente claridad sobre las opciones para lograr el propósito.
3. Responsables
A cada meta se le debe asociar un responsable que sea coherente con el cargo que ostenta en la Estructura Organizacional. Además, se deben tener en cuenta las funciones, y competencias, así como el conocimiento y experiencia en el escenario de acción. Cada responsable será el encargado de velar por la ejecución, el seguimiento, control y la sostenibilidad de la acción a emprender.
4. Recursos y presupuesto
Cada meta se debe interpretar como proyecto para, de esta manera, asegurar los recursos necesarios para su ejecución (personal interno, apoyo externo, instrumentos técnicos y tecnológicos, infraestructura y recursos financieros). Se deben establecer las fuentes de financiación, la cantidad de tiempo y disposición del personal, así como equipos, tecnología e infraestructura. Todo esto debe incluirse en el presupuesto del proyecto.
5. Indicador
A cada meta se debe asociar un indicador que mida su avance, la sincronía con el plazo de ejecución y que se articule con la proyección temporal del objetivo principal.