La importancia en la gestión de proveedores
La gestión de proveedores hoy en día, se ha convertido en una de las principales “herramientas competitivas”, para las empresas, pues en ese entorno global, donde la rentabilidad, la eficiencia operativa, la rotación (y/o duración) del inventario y el servicio al cliente se han convertido en objetivos de las empresas, ésta se convierte en un ejercicio fundamental y debe tener un enfoque sistémico en la logística integral de la empresa (supply chain).
Por todas las consideraciones anteriores, la gestión con los proveedores es fundamental en las organizaciones modernas que quieren y luchan cada día por mantenerse en la competencia. Actualmente el proceso de la gestión de compras y abastecimiento empiezan a verse en el mundo industrial y empresarial como una oportunidad de agregar valor a la cadena de suministro, así como a los objetivos de negocio. Y es considerada como un área estratégica que puede lograr impactos positivos en términos de reducción de costos, servicio al cliente y resultados financieros, Todo esto se logra dependiendo de la relación que se tenga con los proveedores, por lo cual es tan importante la gestión con estos Socios estratégicos.
Características fundamentales que debe tener el gestor de proveedores:
- Incrementar continuamente sus habilidades.
- Trabajar en equipo.
- Estar dispuesto a cambiar y adaptarse (ser flexible)
- Conocer al consumidor final.
- Ser ético
- Generar valor a la cadena productiva.
- Conocimiento técnico.
- Habilidades gerenciales.
- Habilidades interpersonales.
- Habilidades analíticas.
Importancia de la Gestión de proveedores:
- Las compras a proveedores suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas.
- Los inventarios adquiridos a proveedores, absorben una gran parte del capital de trabajo de la empresa.
- La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la flexibilidad con los proveedores.
- Innovación de los productos, en alto % parte de la gestión con los proveedores.
- La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras a proveedores.
Fases del Proceso de Compras
Objetivos de la gestión Corporativa de compras a proveedores
- Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y conseguir aumentar la productividad de todos los integrantes.
- I+D (Investigación y Desarrollo) promovido desde Compras, para encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades de los clientes, a menores costos.
- Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios públicos, transportes, etc.) existentes en el entorno y en las cadenas de abastecimiento y que terminan formando parte de la Red de abastecimiento.
- Centralizar la responsabilidad del resultado de la gestión de Compras, estableciendo una organización inteligente, proactiva, empoderada e influyente.
El primer paso para mejorar la Gestión de Compras a proveedores es clasificar el portafolio mediante el modelo de categorización, como el modelo de KRALJIC.
Éste modelo propone 4 tipos de productos según su impacto en el resultado y el número de proveedores potenciales.
- Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores. El mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores precios.
- Productos – servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo está en la agilización del proceso.
- Productos – servicios críticos: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en buscar productos alternativos de manera que disminuya el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor y porque no el costo.
- Productos – servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para garantizar el futuro de la empresa
Fases en la gestión estratégica de Proveedores:
Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y selección de proveedores, los cuales son:
1. Identificación, asesoramiento y racionalización de la base de proveedores
- Definición de necesidades de la compañía
- Definición del perfil de Proveedores requeridos
- Identificación de Proveedores potenciales
- Escogencia de Proveedores competitivos
- Definición de elementos de seguimiento y evaluación
- Determinación de indicadores de gestión
2. Desarrollo Integrativo y Proactivo
- Compartir información con proveedores
- Promover relaciones abiertas
- Ciclos sistemáticos de mejoramiento
- Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios
- Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier Involvement ESI)
3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro
- Visión y misión del proveedor
- Acceso a la organización del proveedor
- Habilidad para crecer
4. Alta velocidad de respuesta
- Interacción multifuncional con el proveedor
- I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente
- Mejoramiento continuo/discontinuo
- Sistemático
Son muchos los criterios para la selección de proveedores, cada empresa varía su análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes:
- Oportunidad de entrega de los productos solicitados
- Precios
- Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o en el lugar establecido por nosotros)
- Cantidad de productos de acuerdo a solicitud de la compañía
- Marca o especificaciones solicitada por la empresa
- Estabilidad financiera
- Credibilidad en el mercado
- Información oportuna acerca del pedido (orden de compra)
- Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.
- Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones
- Flexibilidad para incurrir en extra costos ante las emergencias
- Cumplimiento en fechas y cantidades
- Seguimiento de cliente
- Calidad del personal inmerso en el proceso de atención a nuestras necesidades
- Tecnología necesaria para procesar pedidos
- Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos
- Porcentaje de ocupación de planta
- Organización a la hora de hacer entregas (empaque, documentos)
- Conocimiento de nuestro negocio
- Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades.
- Reacción en temporadas de vacaciones
- Retroalimentación de la información
- Flexibilidad en manejo de inventarios (en propia planta o en consignación)
Los objetivos principales de la Evaluación de Proveedores son:
- Pasar los proveedores menos competitivos a proveedores estratégicos de alta calidad. .
- Sacar la media del portafolio de proveedores actuales
- Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los proveedores.
- Mejorar el suministro de la compañía.
- Crear relaciones cálidas y fuertes.
- Disminuir los niveles de agotados.
- Incrementar el nivel de servicio.
- Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores
El gran objetivo en la gestión de proveedores es: Agilizar los procesos de la cadena de abastecimiento