Estatutos y libros de una sociedad: la importancia de su registro
1. Estatutos
Los estatutos de una sociedad son las normas que regulan las relaciones entre los socios de una empresa, por lo que son considerados el régimen interno de la sociedad. En ellos se establece, por lo menos, la siguiente información:
- Socios y su domicilio;
- El tipo societario;
- Domicilio de la sociedad;
- Objeto social;
- Capital de la sociedad;
- Órganos de administración, junto con sus atribuciones y restricciones;
- Forma cómo se debe convocar a las reuniones de los socios;
- Duración de la sociedad;
- Las reglas para liquidar la sociedad;
- Las facultades del revisor fiscal.
Adicionalmente, en los estatutos se deben plasmar otros pactos entre los socios que, siendo compatibles con el tipo de sociedad escogida, regulen las relaciones entre socios y sus eventualidades. Se recomienda establecer un procedimiento que ayude a los socios el día de mañana para llevar a cabo transacciones como la capitalización de la sociedad y la compra/venta de acciones por parte de otro socio.
Con respecto a los pactos adicionales, quizás sea importante mencionar dos aspectos más a tener en cuenta al momento de constitución de la sociedad. En primer lugar, se recomienda establecer un procedimiento que permita determinar la forma cómo se va a distribuir la participación de un socio que muere. Para ello, si así lo desean todos los socios, se establece una forma de valorar la participación del socio que se muere para ser pagado a sus herederos. El segundo aspecto es quizás el más descuidado, y consiste en la falta de un mecanismo de toma de decisiones cuando la sociedad está integrada con dos socios con igual aporte a capital y sin ninguna prevalencia en la toma de decisiones. En estos casos, se recomienda establecer una forma de tomar decisiones en caso de desacuerdo entre los socios.
Ahora, la importancia de los estatutos está implícita en su propio contenido, especialmente en aquellos acuerdos adicionales. Sin embargo, todavía cabe la pregunta acerca de la importancia de su registro. En primer lugar, en caso de no registrarse el documento de constitución de la sociedad, el contrato social no es oponible frente a terceros y, como consecuencia de ello, no operara la separación del patrimonio de la sociedad de cada uno de los socios, respondiendo éstos por las obligaciones de la sociedad con su patrimonio personal. Segundo, de conformidad con el artículo 117 del Código de Comercio, “…la existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal…”. Tercero, es importante mencionar que en caso de que en los estatutos se establezca una limitación a los órganos de administración, incluido el representante legal, dicha limitación vincula a terceros solamente si las limitaciones están inscritas en el registro mercantil.
2. Libros de una Sociedad
El artículo 49 del Código de Comercio define los libros de comercio como aquellos “…que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos…”. Los libros de contabilidad y el libro de registro de actas son requeridos en todos los tipos societarios; mientras que el libro de registro de socios o accionistas es requerido sólo para algunos tipos de sociedades: sociedades de responsabilidad limitada, sociedad anónima y sociedades por acciones simplificada.
Los libros de contabilidad se deben asentar en libros registrados en la cámara de comercio del domicilio principal de la sociedad, de acuerdo a las normas que se expidan para tal efecto, y de forma que proporcionen un histórico claro, completo y fidedigno de las distintas operaciones de la sociedad.
De otro lado, en el libro de registro de actas se deben consignar, en orden cronológico, constancia de las reuniones de la junta de socios o asamblea de accionistas, así como de las decisiones tomadas cuando se reúnen dichos órganos. Cada acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la reunión, “…se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura…” [Artículo 431 del Código de Comercio].
Finalmente, en el libro de registro de socios o accionistas, se registran el nombre, nacionalidad, domicilio, identificación de cada uno de los socios. Además, se debe asentar el número de cuotas o acciones de cada socio, su enajenación o cualquier gravamen que recaiga sobre las cuotas sociales o acciones. Solo en el caso del libro de registro de accionistas, de acuerdo al tipo societario, se debe anotar los títulos expedidos.
Antes de mencionar la importancia del registro de los libros de comercio, se hace necesario recalcar la trascendencia de realizar los asientos en estos libros de una forma correcta y fidedigna, sin lugar a equivocaciones o inexactitudes, y de acuerdo a los requisitos exigidos por la ley. Ello porque a la sociedad no se le permitirá aportar prueba alguna en contra de lo consignado en sus libros de comercio.
En cuanto a la importancia del registro de los libros de comercio en la cámara de comercio del domicilio principal de la sociedad, un asunto común para cada uno de ellos es la obligatoriedad de hacerlo y, consecuentemente, las posibles sanciones, económicas y comerciales, por no cumplir con esta obligación mercantil. Otro aspecto a tener presente con respecto a los libros de comercio es su valor probatorio. Así, los libros y papeles de comercio son plena prueba en los asuntos mercantiles que se susciten entre comerciantes. Ahora, cuando los asuntos no son mercantiles o se suscitan con un no comerciante, si bien no constituyen plena prueba, si son un principio de prueba a favor del comerciante que los exhibe. En cualquier caso, en este punto es importante resaltar que aquel comerciante que lleve doble contabilidad, sus libros de comercio solo tendrán valor probatorio en su contra o no producirán efectos probatorios contra los demás.
En relación con los libros de contabilidad específicamente, su importancia radica en la posibilidad de contar con una historia clara, completa y fidedigna de todas las operaciones realizada por la sociedad. En lo que refiere a los libros de registro de actas, su repercusión específica radica en conocer con claridad cuáles fueron las decisiones adoptadas por el respectivo órgano de administración. Ello, en primer lugar, permite y facilita a las distintas autoridades administrativas y judiciales, el control de la sociedad. Además, a estas actas pueden tener acceso los socios en cualquier eventualidad, así como los órganos de fiscalización de la sociedad.
Otro aspecto importante con respecto al libro de actas, radica en la importancia de inscribir el acta que contenga reforma a los estatutos sociales en la cámara de comercio del domicilio de la sociedad, para que sean oponibles frente a terceros.
Finalmente, no sólo para los socios son determinantes los libros de registro de actas. Para los administradores de la sociedad, sean socios o no, son vitales las actas de las juntas o asambleas de accionistas. El artículo 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la ley 222 de 1995, establece que no estarán sujetos a responsabilidad solidaria e ilimitada, “…quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten…”, lo cual solo puede ser probado por medio del acta elaborada de acuerdo a las directrices de la ley.
Finalmente, con respecto al libro de registro de socios o accionistas, su importancia específica radica en el hecho de son prueba de los socios que ha tenido la sociedad, los actuales y las diferentes transacciones que se han realizado sobre las cuotas de participación o acciones.